Время — это единственный ресурс, который нельзя ни купить, ни накопить, ни одолжить. Это в прямом смысле единственный НЕВОСПОЛНИМЫЙ ресурс. Потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают ещё до того, как вы их успели усвоить, периодически возникает ощущение, что голова уже настолько наполнена информацией, что мозг просто закипает. Единственная возможность эффективно действовать в такой реальности — заранее планировать свою деятельность, чётко сформулировав цели и наметив пути их достижения, и воспользоваться знаниями науки управления временем.

Целеполагание: с чего всё начинается

Консультанты по управлению временем рекомендуют записывать свои цели в настоящем времени, как будто уже прошёл запланированный срок и вы достигли желаемого. Кроме того, каждая постановка цели начинается с местоимения «Я». Например, «Я получаю пятьсот, тысячу, две тысячи долларов в месяц». Формулирование целей в письменном виде способствует восприятию своего будущего как перспективного. У человека возникает ощущение контроля над своей жизнью. А самое главное, что при таком продуманном подходе цели обычно достигаются значительно быстрее, чем было запланировано.

Методы управления временем

Метод Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр во время Второй мировой войны столкнулся с необходимостью срочного нахождения метода организации своего рабочего времени. В результате все дела он разделил на четыре блока по двум критериям: важность и срочность.

• А. Очень важные дела, которые необходимо срочно выполнить. Их нельзя откладывать. Это ваши приоритеты номер один.
• В. Важные дела, но их выполнение можно ненадолго отложить. Это стратегические задачи, которые требуют планирования.
• С. Срочные, но не важные дела. Если есть возможность, то их выполнение нужно кому-нибудь перепоручить. Это то, что отвлекает вас от главного.
• D. Неважные и несрочные дела. Их вообще можно не делать. Это «поглотители» времени.

Метод «шести задач»

Стоимость этого метода составила 25 тысяч американских долларов! И заплатил их президент большой сталелитейной корпорации «Bethlehem Steel Corporation» Чарльз Шваб за двадцатиминутную консультацию эксперту по эффективности Айви Ли. Кроме денег автор получил ещё и записку от мистера Шваба, в которой говорилось, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни.

Вот этот урок. Возьмите лист бумаги и запишите на нём все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем. Выберите из них шесть самых важных дел, которые нужно сделать завтра. Пронумеруйте эти дела от самого важного до наименее важного и в такой последовательности перепишите на новый лист бумаги небольшого формата. Положите листок в карман и больше не думайте о делах. Утром взгляните на листок и начинайте выполнять дело № 1, не думая об остальных. Только полностью завершив это дело, приступайте к № 2, не думая о деле № 3. Так поступайте со всеми остальными делами из списка.

Закон Парето

Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето пришёл к выводу, что 80% времени тратится на второстепенные проблемы, решение которых даёт лишь 20% результатов. А на действительно важные проблемы, решение которых даёт 80% результатов, люди отводят лишь 20% времени.

Так, в 1963 году корпорация IBM провела исследование времени, необходимого на обработку различных команд. Оказалось, что 80% машинного времени используется на обработку всего лишь 20% команд программы. Выяснив это, специалисты компании стали модернизировать системное программное обеспечение, в результате чего ПК IBM стали более эффективными по сравнению с конкурентами.

Причина недостаточного внимания к закону Парето заключается в том, что он противоречит логике наших каждодневных поступков. Ведь при анализе может выясниться, что действительно большую часть времени человек посвящает совсем не тем действиям, которые впоследствии приносят результаты.

Правило 60/20/20

При краткосрочном планировании не учитываются непредвиденные обстоятельства, в частности необходимость быстрого изменения приоритетности задач. Для устранения этого недостатка был сформулирован принцип: 60/20/20. Его суть заключается в том, что:

• 60% времени отводится на выполнение наиболее важных для нас дел;
• 20% времени — для коллективной деятельности, для деятельности по делегированию полномочий, проверки качества и своевременного окончания работ подчинёнными;
• 20% времени — на непредвиденные дела (звонки, сверхсрочные совещания и незапланированный приход визитёров).

Метод учёта времени (хронометража) математика и биолога А.А. Любищева

С 1 января 1916 года А.А. Любищев начинает вести дневник, в котором фиксирует все виды работ и время, потраченное на каждое занятие. Этот дневник он вёл до конца своей жизни — на протяжении 56 лет (умер он в 1972 году). Любищев ежедневно записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько — на дополнительную, сколько времени потеряно и почему. Опираясь на подсчёт времени, затраченного на конкретные виды деятельности, он строил и корректировал свои дальнейшие планы.

Когда речь заходит о системе хронометража, то первая реакция у слушателей обычно такая: «Я не автомат, не смогу заставить себя так щепетильно всё фиксировать. И вообще я больше потрачу времени на постоянные галочки в дневнике». Согласны, эта система требует значительных усилий, особенно первое время. Но результаты говорят сами за себя: обнаруживаются значительные резервы времени (по 2–3 часа в день) и формируется особого рода внимание к собственной деятельности — возрастает производительность за счёт того, что человек привыкает бессознательно контролировать, что он делает в каждый конкретный момент. В итоге каждый пользователь системы понимает, что если эффективно провести этот отрезок времени, то намного эффективнее будет последующий отдых. Такая система помогает сформулировать совершенно новое самоощущение, которое напрямую будет способствовать повышению самооценки и самоэффективности.

Каждый из перечисленных выше методов имеет один общий недостаток: для получения результатов по ним необходимо прилагать усилия, вводить новые правила в собственную жизнь, сталкиваться с новой (периодически не совсем положительной) информацией о самом себе. Но результаты компенсируют эти первичные усилия.

Метод Эйзенхауэра позволит рассмотреть все дела с точки зрения приоритетности и срочности. Закон Парето поможет увидеть, как при минимальных усилиях достичь максимальных результатов. Правило 60/20/20 позволяет с минимальными эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей. А метод «шести задач» способствует снятию психологического напряжения. Система хронометража, во-первых, заранее поможет запланировать, какое количество времени вам нужно будет выделить на выполнение конкретного дела, а во-вторых, покажет, где взять так необходимо порой ресурсное время, выявит именно ваши «поглотители» времени.

«Поглотители» времени

«Поглотители» времени — это такие ситуации, когда вы занимаетесь ненужными делами либо выполняете задачу, которая неверно сформулирована. К первому случаю относятся: беспорядок на рабочем месте и в документах, перекуры, «кофепития», телефонные или личные не необходимые разговоры, «зависание» в Интернете, решение неприоритетных задач, эффект откладывания и др.

В отношении нечетко сформулированной или неправильно поставленной задачи можно заметить следующее: это те действия, на которые тратится время, но результатов нет вообще либо они незначительны, потому что такие действия — это дороги без пункта конечного назначения.

Психологический аспект управления временем

Именно письменное обозначение выполненного дела в ежедневнике галочкой или вычеркиванием дела помогает снижению напряжения. В конце рабочего дня, смотря на лист, вы наверняка испытаете чувство удовлетворения от прожитого дня и вашего собственного деятельного поведения.

Концентрация внимания необходима потому, что сознание человека в конкретный временной период может успешно работать только с одним объектом (делом, мыслью, документом). Держа в сознании одновременно все задачи, человек растрачивает свою психическую энергию и создаёт предпосылки для возникновения стресса.

Переключение внимания с одного дела на другое лучше организовать следующим образом: крупные дела делать так, чтобы обеспечить максимальное переключение внимания, а следовательно, и отдых. Например, 3 часа вы посвящаете встречам, 3 часа — работе с документами, то есть чередуете разную по содержанию работу. Мелкие дела, наоборот, нужно организовывать так, чтобы внимание переключалось минимально: 10 телефонных звонков по 10 минут, разбросанные по всему рабочему дню, требуют большего времени, внимания и нервов, чем собранные вместе, в один блок.

Управление эмоциями — это вопрос, который не будет вас сильно волновать впоследствии, если вы однажды научитесь его решать. Главное — найти способ, который подойдёт именно вам. Я не буду здесь затрагивать вопрос о неэффективных методах (алкоголе, курении и других). Остановлюсь на эффективных. Поскольку эмоции — это компетенция психики, то и решение нужно искать именно в ней. Многим помогает работа с собственным воображением: например, если возник конфликт — мысленно превратить оппонента в жабу (таракана, крысу) и посмеяться; если не знаете, как решить проблему, — представить себе то, что у вас всегда вызывает положительные эмоции: например, лес, в нём дом, вы сидите у камина, что-то пьёте и едите, все ваши проблемы уже давно решены (прошло много лет после того, как вы решили беспокоящую вас сейчас проблему), и вы с улыбкой вспоминаете, как вам тогда удалось всё удачно решить — что вы делали, с кем советовались и пр.

А после рабочего дня «скидывайте с себя дневные проблемы вместе с работой», как говорил Наполеон.

Эпилог

Важным фактором в процессе эволюции явилась самая обыкновенная лень. Чтобы не ходить пешком, люди изобрели автомобили, чтобы не чистить и не резать овощи — всевозможные бытовые комбайны, чтобы по нескольку раз не печатать один и тот же текст — функцию копирования. Помня об этом, вы можете существенным образом облегчить свою повседневную жизнь. Только для того, чтобы отыскать эти «экономиты», ваша психика и организм должны всегда быть в состоянии стабильного равновесия, и в этом вам существенно поможет тайм-менеджмент. Эффективного вам времени!

Хотите научиться управлять своим временем и находить ресурсы для главного?

На нашем сайте вы найдёте бесплатный гайд «Тайм-менеджмент: 10 инструментов для повышения эффективности» — с рабочими шаблонами и чек-листами.

Скачать гайд — ссылка (гипотетическая)

Статья подготовлена экспертами журнала “Профессия -директор”. Потому что управлять временем — значит управлять жизнью.